La honestidad es imprescindible en la logística

Ayer estuvimos en fruit attraction visitando clientes y futuros clientes. Ahí conocí a Raul, y la sencillez de las reglas que aplica en logística: «decir siempre la verdad y exigirla siempre»

Es curioso porque desde un mundo enteramente tecnológico y basado en las soluciones esta sencilla frase da la sensación que no encaja. Incluso podríamos argumentar que no hay software para decir la verdad, ni plataforma tecnológica para ello.

En realidad, creo que sí. Cuando digitalizamos en realidad lo que estamos haciendo es ser transparentes. Ponemos a disposición de nuestros colaboradores, ya sean internos o externos nuestra información. Esta complementada con datos objetivos se convierten en eso, la realidad sobre la que operar.

Comentaba una anécdota suya. Hace mucho UK y no entendía la «manía» de un conductor de dar una previsión del tipo «llego en dos horas». Estás en Calé, no llegas, es así de fácil. No importa la buena voluntad, incluso en ocasiones son perjudiciales, están reñidas con la seguridad.

Es mejor decir la verdad:

  • Dónde estás realmente
  • Si estás en una situación de incidencia o problema que te impide llegar con normalidad a tu destino
  • Una previsión de llegada optimista
  • Hacer esperar a otro por no esperar tu
Obviamente una torre de control evita esto:
  • El posicionamiento se obtiene del vehículo, ya sea de la tractora o del remolque o incluso del teléfono
  • Estos sistemas permiten registrar incidencias
  • La famosa ETA, el tiempo estimado a destino es un cálculo muy estandarizado, aunque aún queda camino por recorrer de fiabilidad ante largos recorridos o etapas no puras en carretera.
  • Esto se soluciona con comunicación, saber el teléfono del conductor o tener un chat permite negociar un momento alternativo para la carga o descarga

Pero esta honestidad también debe ser interna. Pregunten a departamentos logísticos o camioneros si esperan o no por productos aún no fabricados o no disponibles para su carga.

La integración con los sistemas internos para evitar o al menos avisar de que una carga se vendrá a buscar antes de su producción también es vital.

Si tu carga ha de estar en MercaMadrid a las 6:00 se tiene que ir a las 18:00 (imaginemos). Vayamos hacia atrás, en el peor de los casos tenemos un transportista en el slot de las 17:20-18:00. Sabemos que si a las 16:30 la mercancía no está en embalaje no se cargará, si no está en …. 

Hoy en día hay medios para ser honesto, tal vez falte una torre de control, tal vez falte un poco de integración, pero con un poco de esfuerzo estoy de acuerdo con Raúl. El sistema mejora cuando todo el mundo dice la verdad.

Competir a precio es la ruina del sector

Foto de João Jesus en Pexels

Afrontemos la realidad: casi siempre competimos a precio, por lo que se ha convertido en lo único por lo que nos valoran. Y esto es la ruina de todo el sector.

Obviamente cambiar no es fácil pero debemos centrarnos más en la importancia del transporte, en mejorar la calidad del mismo y recuperar los márgenes. Abrazar nuevas tecnologías y entender que las necesidades de nuestros clientes y en ocasiones los clientes de nuestros clientes necesitan.

Si seguimos actuando igual, será difícil cambiar la visión sobre lo que los servicios de transporte representan.

La digitalización es clave

No es un tópico, es la realidad, digitalizarse es clave. Y excepto contadas excepciones el sector no sabe identificar esta oportunidad. Disponemos de una relativa alta tecnificación en tractoras y remolques, sistemas muy tecnificados de conducción para la reducción del consumo, etc. Pero no disponemos de herramientas digitales dirigidas a la gestión o proceso del negocio relacionado con la carga y el servicio de la misma. En pocos momentos se puede saber el estado de los neumáticos de un vehículo accediendo a la plataforma del fabricante, pero cuando se trata de notificar un atraso en una entrega, la cosa es imposible.

Y para los clientes lo importante es tener visibilidad sobre la carga. Si el cliente de tu cliente tiene un flujo intenso, esta carga que se transporta es vital para sus operaciones. Saber con precisión a qué hora llegará es más que importante, incluso imprescindible para su flujo de trabajo.

Ahora hemos de dirigirnos a la calidad del servicio de información que damos. Y huir del mito que las soluciones tecnológicas tipo torre de control son un mecanismo de seguimiento de mi trabajo, un «espía» sentado a tu lado, etc.

Este tipo de herramientas representan dos vectores de mejora para tu negocio:

Uno interno. Donde me ayuda a gestionar mejor mi negocio. Con menos recursos y mayor fiabilidad. ¿Cuántos kilómetros voy de vacío de promedio? ¿Cuál es mi índice de puntualidad? Son preguntas vitales para gestionar un negocio, incluso si estás «sólo» en la carretera. Cómo comunico los trabajos con los conductores. Cómo implemento el CMR digital y evito toda esa gestión. Etc.

Y uno externo. Durante el tiempo que llevo una carga, tengo que ser consciente que esa carga requiere un seguimiento. No es que me sigan a mi, siguen a mi carga, con el objetivo de determinar si voy a incumplir los acuerdos con el cliente. Mágicamente algunas plataformas han conseguido desvincularse del transporte. Y eso es malo para todos ya que “como no tiene valor” pues lo separamos. Pero para muchos otros la entrega forma parte del trabajo y es ahí donde aportamos valor.

Distinguirte es clave

Si no queremos competir a precio debemos competir a otros factores. La calidad de la atención tiene un beneficio muy alto. Aún cuando fallemos en determinados trabajos, si avisamos con tiempo y gestionamos bien la situación no se considerará un fracaso, al contrario. Se considerará una buena gestión de la información.

Y aunque no se puede fallar siempre, tampoco se puede acertar siempre. Y la cuestión es clara, ¿en quién confías más, en la organización a la que debes llamar para saber donde está tu carga, o aquella que te avisa con antelación que hay un problema?

Ponte en marcha

Hardman permite una adopción de la tecnología muy rápida y se vende como un servicio por lo que no requiere grandes inversiones. El precio del combustible está fuera de nuestro control pero la forma de trabajar si que lo podemos controlar, así que es mejor que te centres en esto.

Ya no podrás hacer esperar

Por ahora es una ley que no se cumple, un pacto que no se sabe si llegará. Pero cuando lo haga promete ser el punto más controvertido y el más difícil de cumplir. Están todos los agentes tan acostumbrados a las imprecisiones que los principios van a ser costosos. Pero, seamos sinceros. ¿Hoy en día, quién va a la peluquería sin hora? Los tiempos cambian.

Pero hacer esperar es un término muy difuso, es difícil establecer en qué momento empieza el contador y sobretodo quién hace esperar a quién.

Para ello las organizaciones han de dar un paso atrás y ordenar sus muelles. Eso de ya llegarás y ya te cargaré ni funcionará en un futuro ni funciona ahora. La implantación de ventanas horarias tiene un gran numero de ventajas y entre ellas, aunque no es la mejor, está la definición clara de quién hace esperar y desde cuando espera. Pongamos un ejemplo básico:

Cargador

  • Pone a disposición de un transportista la disponibilidad de una carga desde las 11:00 de la mañana hasta las 15:30 de la tarde. Lo hace por que no dispondrá de las sandías hasta las 11:00 y a las 15:30 llegan los melones y todas las sandías han tenido que salir para ese momento.
  • Y da estas opciones para cargar: 11:00-11:30, 11:30-12:00, 12:00-13:00 y 15:00-15:30. Los ha definido en función del número de carretilleros que tiene, el equipo del que dispone, etc. Obviamente aquí vamos a saltarnos que no todas las cargas pueden ir a todas las ventanas ni a todos los muelles, las incompatibilidades, etc. Nos lo saltamos en el ejemplo, la plataforma lo tiene en cuenta todo.

Transportista

  • Analiza sus compromisos anteriores, sus compromisos posteriores y determina que cargará de 12:00-13:00. Esto le permite llegar desde su carga anterior y no pone en riesgo ni el disco ni el compromiso de entrega de la mercancía.

Analicemos que han conseguido los agentes.

El cargador ha definido una capacidad de trabajo y ha puesto a disposición de todo el mundo un mecanismo claro de tiempos de carga, reglas, etc. Deja de “perder el tiempo” ajustando las horas de carga de sus transportistas, ya que es el sistema con todas las restricciones que le queramos dar el que permite y valida la reserva del slot.

El transportista no se ve sometido a un horario que no va a cumplir, se le dan grados de libertad para que entienda que no se le ve a hacer esperar pero que tampoco se lo atenderá antes de.

Y ahora viene lo mejor, las métricas.

Cuando el camión llega antes de la hora estipulada, eso es tiempo de anticipación. Podríamos pensar que eso es bueno, pero llegar 3 horas antes no lo es. Es una pérdida de tiempo y el transportista tiene la opción de trabajar y mejorar ese aspecto ya que le influye directamente en la productividad.

También sabemos en este caso que el compromiso de carga finaliza a las 13:00. Si a las 13:00 el camión no está cargado, ese tiempo de retraso es directamente imputable al cargador.

Pero también hemos de tener claro que si a las 12:00 el camión no estaba registrado, el atraso es culpa del transportista y el atraso corre a su cargo.

También sabemos la duración teórica del slot de carga y el tiempo real de carga, por lo que podemos determinar si nuestro operador logístico en almacén está cumpliendo. Incluso podemos valorar el tiempo entre la llamada a muelle y la correcta posición del camión para empezar las operaciones.

Pensarán, esto es muy estricto, pero es que un sistema de ventanas sirve para esto. Para no perder el tiempo en la peluquería y tampoco en el parking de una plataforma. Para que cada parte se haga responsable de su parte y para que cuando no lo haga asuma ese coste.

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Digitalizar la logística y el transporte

En los últimos dos años, principalmente debido a la crisis sanitaria, han aumentado los discursos relacionados con la digitalización de la logística y el transporte. Sin embargo, la realidad es que las cadenas de suministro siguen sin disponer de visibilidad operativa completa, los procesos manuales continúan basados en el papel, la comunicación en procedimientos lentos e ineficientes y los clientes recibiendo información segmentada y en diferido.

Desde 2014 la Comisión Europea supervisa los avances digitales de los Estados miembros y publica anualmente los informes del Índice de la Economía y la Sociedad Digitales (DESI). El informe de 2021 indica que el Transporte sigue formando parte de ese grupo de sectores en los que la digitalización es una asignatura pendiente.

Existen en el mercado soluciones digitales que mejoran la capacidad operativa de las empresas y cubren perfectamente las necesidades de planificación, visibilidad y trazabilidad de los agentes implicados en la cadena de suministro, reduciendo además el impacto ambiental. No obstante, el porcentaje de empresas de Transporte que invierten en recursos tecnológicos apenas supera el 14% en España. ¿Cuál es el principal impedimento?

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Ya tenemos chat!

Te preguntaràs:  
¿Pára qué quieren un chat?
¿Un chat? Pero si ya existe whatsapp

¡Pues para muchas cosas!

Chat es una forma informal de comunicación pero muy efectiva y rápida. Integrar las comunicaciones empresariales en forma de chat puede ser un gran aliado en tiempo y sencillez en las comunicaciones.

Tenemos un chat, pero Hardman no quiere ser whatsapp. El chat de Hardman es un mecanismo para transferir información entre usuarios y captar su atención en forma de mensaje sobre conceptos empresariales relacionadas con las operaciones logísticas. Por tanto se tiene que entender el chat como una extensión de la información que transmitimos a clientes y proveedores de nuestras operaciones logísticas.

Esto es lo que nos diferencia. Estamos acostumbrados a escribir mensajes a personas, ya sea de forma directa o en grupo. Hardman permite esto pero también permite escribir a una ruta, a una fase o a una expedición. Un cambio de última hora, una excepción, la podemos escribir en el chat de la ruta. Eso implicará que todas las personas relacionadas con la ruta reciban la notificación con la misma facilidad que cualquier otra plataforma.

Diferencia, no me preocupo de quién lo recibe, lo reciben las personas interesadas, es más. La conversación se adjunta a la ruta por lo que futuras discrepancias siempre se pueden contrastar.

Actores del xat

Puedes dirigirte obviamente a personas, usuarios. Están representados por un icono verde y puedes buscarlos o vincularlos mediante el símbolo @.

Cada usuario tiene una firma personal, un alias. Para contactar con alguien basta con que te diga su sobrenombre y a partir de aquí con @lesualias podrás escribirlo.

Recuerda que en la lista de usuarios sólo verás a los usuarios cercanos a ti, de tu misma empresa. Sin embargo puedes escribir a quien quieras si sabes su sobrenombre.

Un grupo de personas. Están representados por un icono azul. En este caso tú no puedes vincularte directamente a grupos, deben invitarte. Pero invitar o crear a un grupo es muy fácil.

 

Si estás hablando con la persona @a y en uno de los mensajes menciones a la persona @b entonces se creará automáticamente un grupo entre @a, @b y tú mismo. El primer mensaje será el grupo en el que menciones a @b.

Una ruta. Están representadas por un icono gris con el dibujo de un camión.

Se puede escribir en una ruta. Por decirle un horario alternativo de recogida, una observación, etc. ¿La ventaja? Que las personas con acceso a la ruta ven también el mensaje.

Que desde la ruta se ven los mensajes que se han escrito en la misma. Y los mensajes de chat forman parte de la historia de la ruta.

Puedes buscar una ruta con #clavedelaruta. Aparte desde cualquier lugar si en un mensaje escribes #clavedelaruta, este mensaje también se escribe en la ruta.

Una fase. Están representadas por un icono gris con el dibujo de un camión. Su carácter identificador es / (barra del 7).

Recuerda que la fase es una «parada» dentro de una ruta y se considera accesoria a la ruta. Escribir en una fase es escribir también en la ruta.

Una expedición. Están representadas por un icono gris con el dibujo de una flecha. Su carácter identificativo es % (porcentaje)

Hardman como repositorio de la verdad

El chat forma parte del plan de convertir a Hardman en el repositorio de datos más importante y fiable de las operaciones logísticas. Expresiones como «Yo te dije», «ya comentamos», etc.

Reserva de slots

Este artículo explica el modelo de funcionamiento de la reserva de slots o ventanas de carga/descarga

La visualización de la pantalla de slots está dividida en dos partes:

La primera indica la ventana temporal de selección de los slots. Esta ventana temporal representa el primer momento y el último momento de la selección óptima de slots.

Si consideramos una carga que no está disponible para su carga hasta las 3 de la mañana del día 9/10/2021, en un almacén que tiene un horario de actividad de 5:00 a 17:00 el primer momento para realizar la carga seria el 9/10/2021 a las 5:00. Coger un slot con anterioridad a este momento sería no-productivo ya que sabemos que la carga no estará lista.

Asimismo con el último momento, si debemos estar en nuestro destino a las 19:00 y hay 4:30 de distancia + operación de descarga esta última hora se situaría a las 14:30.

Los colores tienen significado

Gris. Significa que esta ventana no está disponible. No es seleccionable. Será visible según las preferencias del cargador pero está relacionado con que el número de slots disponibles es 0.

Verde. Significa que esta ventana está disponible. Recuerda que aunque esté verde en un momento dado puede ser que durante el tiempo que se te muestra hasta que se pulsa las condiciones hayan cambiado y ya no esté disponible.

Azul. Intercambio con una carga. Aparece cuando ya tenemos una carga reservada en una franja horaria. Esta puede aparecer junto a una gris de la misma franja o junto a una verde de la misma franja. Al realizar click las dos cargas intercambiarán las ventanas.

En el caso de tener la carga A a las 17:00 y la carga B a las 20:00 si ejecutamos el cambio en cualquiera de ellas la A pasará a las 20:00 y B viceversa.

Sólo aparecen las cargas con las que una primera validación determinan que son intercambiables. No todas las reglas de asignación son computadas en el momento de mostrar las opciones por lo que podría ser que se muestren cambios que luego serán rechazados por no cumplir una o ambas rutas las reglas de carga.

Toda la operación se realiza en una única transacción por lo tanto o se puede hacer el cambio o no se hace nada por lo que no se produce ninguna opción de pérdida de slot en ningún caso.

Rojo. Obtención del slot de otra carga. Aparece cuando se está intentando reservar slot a una carga sin slot. En este caso obviamente no se pueden intercambiar slots ya que una de ellas aún no lo tiene. Pero sí que se puede “robar” el slot de otra de mis cargas.

En el caso de tener la carga A sin slot y la carga B a las 20:00 si ejecutamos la obtención, sólo se puede realizar desde A, A adquirirá el slot de las 20:00 y B quedará sin slot.

Toda la operación se realiza en una única transacción por lo tanto o se puede hacer la obtención o no se hace nada por lo que no se produce ninguna opción de pérdida de slot en ningún caso.

Naranja. Slot de última instancia. Normalmente no son visibles pero cuando una carga ya está fuera de la ventana temporal para su carga o descarga. El uso es exactamente igual que el verde pero su color permite recordar a la persona que reserva que esta carga, con los datos actuales no permite llegar a destino según los compromisos adquiridos en las condiciones de entrega.

Slots posteriores a las 24:00

Naturalmente un día va desde las 0:00 hasta las 24:00 (no inclusive). No obstante su cargador puede tener una distinción distinta del concepto de día y que esta por ejemplo sea de las 6:00 de la madrugada hasta las 6:00 (no inclusive) del día siguiente.

Esto provoca que los días vayan de 6:00 hasta +6:00.

Por tanto cuando en una ventana horaria se vea una fecha acompañada de una hora con el símbolo + al inicio significa que está por encima de las 24 horas.

En este caso la ventana no hace referencia a la 1:00 horas del día 9 (la noche del 8 al 9) sino que hace referencia a la 1:00 horas del día 10 (la noche del 9 al 10).

Para mejorar la compresión de esto en la parte inferior de la opción y sólo para los horarios posteriores a las 24:00 se muestra la hora natural de carga, en este caso el 10/10/2021 entre la 1:00 y las 2:00 (noche del 9 al 10)

Datos de la etiqueta

En esta imágen se muestra las dos tipologías de etiqueta existentes (independientemente de los colores).

Etiquetas de intercambio con otra carga:

Rojas o Azules, muestran el código de la ruta en primer puesto, la fecha y el intervalo de horas del slot. Adicionalmente pueden incluir la fecha y hora real en horas superiores a las 24 horas.

Etiquetas de slot:

Muestran la fecha y el intervalo de horas del slot.

Incluyen también información del estado de ocupación de los slots con la forma a/b – c. donde:

a representa los slots que aún puedo ocupar

b representa el número de slots que podría ocupar en total (puedo ocupar + ocupados por mi)

c el número de slots libres en esta franja horaria

Conceptos generales de la reserva de slots

  • El número de slots totales en una franja horaria no es visible en ningún momento

  • El número de slots disponibles para mi depende de las reglas de cuota, ocupación, etc. Por tanto puede ser que hayan slots disponibles pero no sean accesibles para mí.

  • Que tenga una cuota del 50% no significa que estén reservados para mí, la cuota sólo implica un máximo pero no implica que los encontraré. Imaginemos 10 slots con 20 proveedores, uno de ellos tiene una cuota del 50% y todos los demás tienen el 5%. Cada proveedor pequeño sólo puede acceder a medio slot, cosa que no tiene sentido, se les da sólo 1 pero si todos reservan su slot, obviamente al mayor le queda 1.

  • ¿Por qué se muestran tan pocos slots de ultima instancia? Esto se debe a que entendemos que se está llegando tarde a la siguiente cita, por tanto como más mostramos más tarde estamos llegando así que su número está limitado

Torre de control

Una torre de control logística es una solución centralizada con la organización y los procesos adaptados necesarios para centralizar y procesar los datos de todos los agentes implicados en la cadena. Con el objetivo de dar visiblidad y automatizar respuestas a corto y largo plazo.

El concepto de torre de control ha evolucionado a lo largo del tiempo. Las primeras torres de control, las 1.0 tenían como finalidad la centralización de la información.

Las torres de control con telemetría, información en tiempo real fueron las 2.0.

Las 3.0 fueron las que incluyeron elementos de gestión, kpi’s, etc.

Y por último las torres de control 4.0. Aquellas que pueden «preveer» situaciones de riesgo. Es decir, detectar anomalías antes que se produzcan. Estas utilizan inteligencia artificial para detectar este tipo de situaciones.

 

¿Que és una torre de control?

Un sistema que concentra toda la información relativa a las operaciones logísticas. Tiene acceso a todos los datos y todos los sistemas reportan sus datos. En ocasiones algunos proveedores llaman a esto un lago de datos y los distintos sistemas serian rios que alimentan el lago. En nuestra cultura el concepto de montaña de datos es más entendible, este gran lago, es en realidad una enorme montaña de datos, dificil de gestionar. Eso lo demuestra el enorme coste que tienen el control de las operaciones ordinarias. Es decir, aún cuando todo va bien, los departamentos de tráfico tienen que dedicar muchas horas  a asegurarse que todo está correcto, que llega a tiempo.

Ahí es donde entra el poder de las siguientes versiones de torre de control. En su capacidad para trabajar con esos datos y extraer lo extraordinario de lo ordinario.