Font Salem
Internacional
Objetivos
El objetivo del proyecto es mejorar los tiempos de espera en las instalaciones de FontSalem. Esto se conseguirá mediante la implantación de una solución conjunta para cargas y descargas que tiene la capacidad de analizar las operaciones y asegurar que hay recursos de carga/descarga para operar.
Conceptos básicos
- FontSalem envía cargas, reconocidas a partir de las cuales se puede reservar
- El slot representa dos compromisos, el compromiso del proveedor a estar en las instalaciones disponible para cargar y el compromiso de Fontsalem de finalizar la operación.
- Los recursos de carga, aunque son suficientes para todas las operaciones son finitas. Por tanto, como en un juego de sillas, las opciones de reserva se van agotando
- Se atiende por hora de reserva, no por hora de llegada
- Llegar antes de tiempo, lo denominamos tiempo de anticipación y no implicará ser operado antes.
- Llegar tarde significa perder el turno. Eso significa que se operará cuando no afecte en ningún modo a las reservas posteriores que puedan existir.
Normas básicas
- Para entrar cargar es necesario tener una reserva
- Para entrar a las instalaciones es necesario de tener reserva, haber informado matricula y teléfono del conductor
- Para reservar no es necesario informar matrícula ni teléfono del conductor
- Se puede cambiar la reserva tantas veces como se necesite
- Se puede cambiar los datos de matrícula y teléfono del conductor tantas veces como se necesite
- Los proveedores pueden transferir las funciones de las reservas a transportistas pero la responsabilidad sigue siendo suya
¿Cómo empezar?
Hay dos formas de operar las cargas. Según como estés catalogado se aplicará una u otra
Operar como un EXWORK
No necesitas registrarte a la aplicación ni nada.
Toda la gestión se realiza a través de correos electrónicos que recibirás cuando tengamos una carga que has de gestionar.
Cómo te decíamos el procedimiento de exwork es muy fácil, por cada carga recibes un correo. Este correo es la llave para gestionar la reserva, por lo que si quieres enviarlo a un tercero sólo hace falta que se lo reenvíes.
El correo tiene un gran botón verde en el centro, algunos clientes de correo quitan los estilos y se ve como un enlace normal. Si pulsas en el botón te lleva a la pantalla de reserva.
Datos a informar
La reserva normalmente consta de tres partes:
- Información del booking
- Reserva de hora
- Datos de conductor y matrícula
El sistema no te permitirá reservar sin booking, una vez definido el booking podrás reservar, aunque no sepas o informes los datos del conductor.
El booking puede alterar tus posibilidades de reserva, de hecho por eso se pide. Se pide la fecha y hora de corte y la ubicación para asegurar que te mostramos los slots compatibles con que el camión llegue a destino. Además esto nos sirve para poder priorizar tu carga respecto a otras debido a la fecha de cierre.
Operar como un Transitario
Debes registrarte en nuestra aplicación. Pero no lo hagas directamente, pídenos que te enviemos una invitación. De esta forma tu vínculo con FontSalem ya estará predefinido y será más fácil para todos.
El uso de la plataforma no es compleja y está pensada para que puedas gestionar de forma masiva los bookings.
Crear un booking
Entra en https://desktop.hardman.app/operation/booking y podrás gestionar tus bookings, también podrás crearlos.
Existen tres datos importantes para la gestión y que son requeridos:
- El número de booking por motivos de documentación
- La fecha de corte, que corresponde el último momento en el que se puede entrar a deposito asegurando la carga en barco. La denominada fecha de Cut Off.
- Y el puerto o lugar de salida. Esto se usa para calcular el tiempo de desplazamiento y asegurar que se llegará a la fecha de cierre.
- Número de plazas del booking.
El booking es un elemento compartido entre el transitario y el cargador. Ambos pueden ver la misma información e incluso actualizarla.
Un dato crítico es la fecha de corte. En el supuesto caso que un barco zarpe antes de lo previsto, la fecha de corte se deberá actualizar y el sistema detectará y señalará las cargas que debido a la reserva corren riesgo de no ser cargadas.
FontSalem asigna las cargas al transitario, pero no sabe en qué booking concreto se cargarán. Esta es una tarea del transitario que deberá asignar para cada carga el booking. En realidad, esto se hace al revés y de forma masiva, se seleccionan n cargas y se incluyen o excluyen de un booking.
Todas ellas actualizan sus datos para ser respetuosas con la fecha de corte.
Los bookings en números
Los bookings los podemos medir y los representamos por 4 dígitos para poder controlar su estado, de izquierda a derecha:
- Número de cargas que ya han sido cargadas en el camión y este ya ha salido en dirección al puerto
- Número de cargas con hora ya seleccionada para venir a cargar
- Número de cargas en el booking
- Número de plazas del booking
Esto representa un caso inicial, en el que un booking de 10 plazas aún no tiene nada asignado
Representa un booking que se ha empezado a gestionar pero aún faltan rutas por asignar. Aunque se reserve e incluso se carguen los camiones el booking quedará en naranja para identificador que no se está completando.
Una vez el booking tiene el mismo número de cargas que plazas se muestra en verde y a partir de aquí a medida que se reserva el segundo indicador va subiendo.
Este es el aspecto de un booking totalmente gestionado y cargado.
Añadir o quitar rutas a un booking
Mediante las opciones de añadir o quitar se pueden de forma intuitiva editar las rutas de un booking.
Si por el motivo que sea un booking no va a ser completado lo más fácil es reducir el número de plazas en el booking.
Gestionar una ruta
Significa hacer la reserva del momento de la carga e informar de los datos de conductor y vehículo para que pueda ser operado.
Hay dos pantallas que permiten esta gestión sin contar la pantalla de bookings que también permite esta acción.
Slots
En slots se puede visualizar el slots seleccionado y se puede cambiar mediante la opción «Cambio de ventana». Esto abre las opciones de reserva, un conjunto de botones verdes sobre el que se ha de pulsar para reservar.
Conductor
Permite definir el número de teléfono y matrícula del vehículo. El teléfono se usa para confirmar la cita con el conductor y notificarle del flujo de trabajo en las instalaciones.
¿Qué debe saber el conductor al llegar?
Cuando el conductor llegue a las instalaciones ha de saber la referencia que viene a entregar. No es la referencia tuya, la de proveedor o interna de tu sistema. Es la referencia del transporte que ha asignado FontSalem. En este ejemplo es el número del título
450742427.20230411.02
¿Cómo reservar?
Lo que genera más dudas
¿Si llego tarde pierdo la reserva?
Sí, llegar tarde implica perder la reserva y eso es lo mismo que presentarse sin reserva.
Has de entender que no queremos hacer esperar a nadie y eso sólo lo podemos hacer si somos muy exactos en nuestras operaciones. El slot nos vincula a los dos y si alguien llega tarde y empezamos la operación tarde significa que no acabaremos a nuestra hora y la persona que va detrás tendrá que esperarse.
Eso no pasará. No vamos a hacer esperar a nadie por que alguien antes ha llegado tarde a su turno.
¿Qué significa estar acreditado y preparado para entrar?
El conductor debe estar en las instalaciones, debe haber pasado por la garita a indicar que está aquí y verificar al carga/pedido que viene a operar.
Lo que trae más problemas es el número de carga y pedido, sobretodo en exworks ya que no tienen acceso a la aplicación y de ahí el problema.
Pero todo esto es muy fácil si se informa el número de teléfono en la aplicación. Cuando esto pasa el conductor recibe un SMS confirmando la hora a la que debe estar y el número que identifica su carga, de esta forma no es necesario hacerle llegar esta información, el sistema ya lo hace por ti.
He creado el booking pero aún no me deja reservar
A pesar de haber creado el booking al intentar reservar se observa el siguiente mensaje:
Esto es debido a que aún no se han añadido las rutas al booking. La mejor pantalla para la gestión internacional es https://desktop.hardman.app/operation/booking
Se debe seleccionar el booking y asegurar a través de Añadir rutas que todas las que se desean gestionar están añadidas. Hasta que no sean visibles en la pestaña de Gestión no están en el booking
Para añadirlas basta con pulsar en cada una de ellas o añadirlas todas.
Una vez añadidas se ven en gestión y es posible su reserva.